Когда используют каждый документ, какие данные в нем проверять и почему расхождения могут задержать отправку
Инвойс и проформа-инвойс содержат похожие данные, но оформляются на разных этапах сделки. Проформа помогает согласовать будущую поставку, а коммерческий инвойс фиксирует окончательные условия и используется при отгрузке.
Что такое проформа-инвойс
Проформа-инвойс, или proforma invoice, — предварительный счет, который продавец направляет до окончательного оформления поставки. В нем указывают предполагаемые наименование и количество товара, цену, валюту, базис поставки, способ оплаты и срок действия предложения. Проформа-инвойс — образец будущего коммерческого документа, но не его замена.
Для чего нужна проформа-инвойс? По ней стороны сверяют заказ, согласовывают аванс, реквизиты, сроки производства и доставки. Поставщик выставляет проформу после подтверждения запроса, но до оплаты или запуска заказа. Обычно она не подтверждает окончательную продажу, отгрузку или задолженность покупателя.
Если условия закупки еще обсуждаются, проверку реквизитов, оплаты и договоренностей можно включить в Сопровождение сделок в Китае. Это может быть полезно при первом заказе у нового производителя.
Если перед запуском основной партии необходимо сначала проверить качество продукции, стоит заранее разобраться, как получить образцы товара из Китая и какие документы потребуются для их отправки.
Что такое инвойс и для чего он нужен
Для чего нужен инвойс? Он фиксирует окончательные данные о поставке и сумме к оплате. При импорте чаще всего имеют в виду commercial invoice, или коммерческий инвойс. Он сопровождает груз и используется для расчетов, экспортного оформления, учета и подтверждения заявленных сведений при импорте.
Когда выставляют инвойс, зависит от сделки: после готовности заказа, перед окончательной оплатой или к отгрузке. Инвойс на товар должен отражать фактические количество, стоимость и условия поставки. Изменения после проформы переносят в финальный документ.
Чем инвойс отличается от проформы
проформа предварительно описывает планируемую сделку, а инвойс фиксирует окончательные данные поставки;
проформа нужна для согласования и аванса, коммерческий инвойс — для отгрузки, расчетов и оформления груза;
данные проформы могут измениться, финальный инвойс должен соответствовать отправляемому товару;
проформа обычно не подтверждает факт поставки, поэтому для оформления коммерческой партии используют финальный инвойс.
Ответ на вопрос, чем инвойс отличается от проформы, связан со статусом документа. Проформа предшествует поставке, а коммерческий инвойс оформляется после согласования окончательных параметров.
Основные виды инвойсов
Основные виды инвойсов — предварительный proforma invoice и окончательный commercial invoice. В отдельных процедурах применяется customs invoice — форма для таможенных целей. Кредитовые и дебетовые документы корректируют сумму, но не всегда заменяют первоначальный инвойс.
Что указывают в инвойсе
Обычно документ содержит:
номер и дату оформления;
полные данные продавца и покупателя;
ссылку на контракт, заказ или спецификацию;
точное описание товара, модель, артикул, материал и страну происхождения;
количество, единицы измерения, цену за единицу, общую сумму и валюту;
условия поставки Incoterms с указанным местом, условия и сроки оплаты;
количество грузовых мест, вес и другие сведения, если они необходимы для конкретной отправки.
Данные о местах, упаковке, весе нетто и брутто подробнее раскрываются в материале «Что такое упаковочный лист?». Сведения в документах должны совпадать: расхождения вызывают вопросы у перевозчика, склада и таможни.
Если в документах указывается страна производства продукции, дополнительно может потребоваться сертификат происхождения товара, подтверждающий происхождение конкретной партии.
Как заполнить инвойс без расхождений
Чтобы понять, как заполнить инвойс, нужно сверяться с контрактом и фактической комплектацией груза. Товар описывают конкретно, без общих формулировок вроде accessories или samples. Количество и стоимость сверяют со спецификацией, валюту — с оплатой, а Incoterms дополняют согласованным местом.
Готовый проформа-инвойс, образец которого прислал поставщик, проверяют до платежа. Финальный инвойс повторно сверяют перед отгрузкой: фабрика могла заменить модель, количество или объединить позиции. При вывозе партии из Китая полезна проверка в рамках услуги Оформление экспорта из Китая.
Инвойс для таможни
Инвойс для таможни содержит сведения о продавце, покупателе, товаре и стоимости. Но могут потребоваться контракт, платежные документы, спецификация, транспортные и разрешительные документы. Таможенную стоимость оценивают с учетом условий поставки, поэтому сумма в инвойсе и заявленные расходы должны быть связаны.
При производстве продукции под собственной торговой маркой состав документов и характеристики товара могут зависеть от схемы сотрудничества с фабрикой. Подробнее об этом — в материале «OEM и ODM: в чем разница?».
Типичные ошибки в инвойсе
неполные или неверные реквизиты продавца и покупателя;
слишком общее описание товара без модели, материала или назначения;
разные количество, вес, валюта или стоимость в инвойсе, спецификации и упаковочном листе;
условия Incoterms без конкретного места поставки;
нулевая или искусственно заниженная стоимость без обоснования;
использование проформы вместо финального коммерческого инвойса при отгрузке.
Ошибки в инвойсе исправляют до передачи груза перевозчику. Поставщик выпускает согласованную версию, а импортер проверяет ее с остальным комплектом. Последовательность проста: проформа и согласование, производство, финальная проверка, коммерческий инвойс и отгрузка.
Понимание разницы между документами помогает контролировать оплату и готовить груз к импорту. Fialan при необходимости может подключиться к коммуникации с поставщиком, проверке экспортного комплекта и сопровождению партии до отправки из Китая.
