Коли використовують кожен документ, які дані в ньому перевіряти та чому розбіжності можуть затримати відправлення
Інвойс і проформа-інвойс містять схожі дані, але оформлюються на різних етапах угоди. Проформа допомагає погодити майбутню поставку, а комерційний інвойс фіксує остаточні умови та використовується під час відвантаження.
Що таке проформа-інвойс
Проформа-інвойс, або proforma invoice, — попередній рахунок, який продавець надсилає до остаточного оформлення поставки. У ньому вказують передбачувані найменування та кількість товару, ціну, валюту, базис поставки, спосіб оплати та строк дії пропозиції. Проформа-інвойс — зразок майбутнього комерційного документа, але не його заміна.
Для чого потрібна проформа-інвойс? За нею сторони звіряють замовлення, погоджують аванс, реквізити, строки виробництва та доставки. Постачальник виставляє проформу після підтвердження запиту, але до оплати або запуску замовлення. Зазвичай вона не підтверджує остаточний продаж, відвантаження або заборгованість покупця.
Якщо умови закупівлі ще обговорюються, перевірку реквізитів, оплати та домовленостей можна включити в Супровід угод у Китаї. Це може бути корисно під час першого замовлення у нового виробника.
Якщо перед запуском основної партії потрібно спочатку перевірити якість продукції, варто заздалегідь розібратися, як отримати зразки товару з Китаю та які документи знадобляться для їх відправлення.
Що таке інвойс і для чого він потрібен
Для чого потрібен інвойс? Він фіксує остаточні дані про поставку та суму до оплати. Під час імпорту найчастіше мають на увазі commercial invoice, або комерційний інвойс. Він супроводжує вантаж і використовується для розрахунків, експортного оформлення, обліку та підтвердження заявлених відомостей під час імпорту.
Коли виставляють інвойс, залежить від угоди: після готовності замовлення, перед остаточною оплатою або до відвантаження. Інвойс на товар має відображати фактичні кількість, вартість та умови поставки. Зміни після проформи переносять у фінальний документ.
Чим інвойс відрізняється від проформи
проформа попередньо описує заплановану угоду, а інвойс фіксує остаточні дані поставки;
проформа потрібна для погодження та авансу, комерційний інвойс — для відвантаження, розрахунків та оформлення вантажу;
дані проформи можуть змінюватися, фінальний інвойс має відповідати товару, що відправляється;
проформа зазвичай не підтверджує факт поставки, тому для оформлення комерційної партії використовують фінальний інвойс.
Відповідь на запитання, чим інвойс відрізняється від проформи, пов’язана зі статусом документа. Проформа передує поставці, а комерційний інвойс оформлюється після погодження остаточних параметрів.
Основні види інвойсів
Основні види інвойсів — попередній proforma invoice та остаточний commercial invoice. В окремих процедурах застосовується customs invoice — форма для митних цілей. Кредитові та дебетові документи коригують суму, але не завжди замінюють початковий інвойс.
Що вказують в інвойсі
Зазвичай документ містить:
номер і дату оформлення;
повні дані продавця та покупця;
посилання на контракт, замовлення або специфікацію;
точний опис товару, модель, артикул, матеріал і країну походження;
кількість, одиниці вимірювання, ціну за одиницю, загальну суму та валюту;
умови поставки Incoterms із зазначеним місцем, умови та строки оплати;
кількість вантажних місць, вагу та інші відомості, якщо вони необхідні для конкретного відправлення.
Дані про місця, пакування, вагу нетто та брутто докладніше розкриваються в матеріалі «Що таке пакувальний лист?». Відомості в документах мають збігатися: розбіжності викликають запитання у перевізника, складу та митниці.
Якщо в документах зазначається країна виробництва продукції, додатково може знадобитися сертифікат походження товару, який підтверджує походження конкретної партії.
Як заповнити інвойс без розбіжностей
Щоб зрозуміти, як заповнити інвойс, потрібно звірятися з контрактом і фактичною комплектацією вантажу. Товар описують конкретно, без загальних формулювань на кшталт accessories або samples. Кількість і вартість звіряють зі специфікацією, валюту — з оплатою, а Incoterms доповнюють погодженим місцем.
Готовий проформа-інвойс, зразок якого надіслав постачальник, перевіряють до платежу. Фінальний інвойс повторно звіряють перед відвантаженням: фабрика могла замінити модель, кількість або об’єднати позиції. Під час вивезення партії з Китаю корисна перевірка в межах послуги Оформлення експорту з Китаю.
Інвойс для митниці
Інвойс для митниці містить відомості про продавця, покупця, товар і вартість. Але можуть знадобитися контракт, платіжні документи, специфікація, транспортні та дозвільні документи. Митну вартість оцінюють з урахуванням умов поставки, тому сума в інвойсі та заявлені витрати мають бути пов’язані.
Під час виробництва продукції під власною торговою маркою склад документів і характеристики товару можуть залежати від схеми співпраці з фабрикою. Докладніше про це — у матеріалі «OEM і ODM: у чому різниця?».
Типові помилки в інвойсі
неповні або неправильні реквізити продавця та покупця;
занадто загальний опис товару без моделі, матеріалу або призначення;
різні кількість, вага, валюта або вартість в інвойсі, специфікації та пакувальному листі;
умови Incoterms без конкретного місця поставки;
нульова або штучно занижена вартість без обґрунтування;
використання проформи замість фінального комерційного інвойсу під час відвантаження.
Помилки в інвойсі виправляють до передачі вантажу перевізнику. Постачальник випускає погоджену версію, а імпортер перевіряє її з рештою комплекту. Послідовність проста: проформа та погодження, виробництво, фінальна перевірка, комерційний інвойс і відвантаження.
Розуміння різниці між документами допомагає контролювати оплату та готувати вантаж до імпорту. Fialan за потреби може підключитися до комунікації з постачальником, перевірки експортного комплекту та супроводу партії до відправлення з Китаю.
