Повідомлення постачальника «замовлення готове» ще не означає, що партію можна передавати перевізнику. Виробництво може бути завершене, але коробки не перераховані, маркування не нанесене, пакувальний лист містить застарілі дані, а частина товару очікує на заміну.

Практичний спосіб зрозуміти, що товар з Китаю готовий до відправлення, — не орієнтуватися на одне повідомлення фабрики, а провести партію через п’ять контрольних точок:

Готовність партії = товар виготовлений + кількість підтверджена + пакування перевірене + документи збігаються + передача погоджена.

Якщо хоча б один елемент відсутній, дату відвантаження не можна вважати остаточною.

Контрольна точка №1. Товар фізично існує

Перше підтвердження — уся погоджена продукція виготовлена та зібрана в одному місці. Фраза «завершуємо замовлення» може означати, що частина виробів ще перебуває на лінії, проходить фарбування, сушіння, тестування або заміну браку.

Щоб дізнатися, чи готова партія товару з Китаю, у постачальника запитують:

  • фактичну кількість готових одиниць за кожним артикулом;

  • перелік незавершених або забракованих позицій;

  • дату закінчення внутрішніх перевірок;

  • адресу, де знаходиться партія;

  • дату, коли товар можна забрати;

  • ім’я працівника, відповідального за передачу перевізнику.

Якщо замовлення складається з кількох моделей, кольорів або розмірів, недостатньо отримати лише загальну кількість. Потрібна деталізація за кожною позицією зі специфікації.

Контрольна точка №2. Фото підтверджують саме ваше замовлення

Фотографії мають давати змогу ідентифікувати товар, його кількість і стан. Один знімок кількох коробок не підтверджує готовність усієї партії.

Перелік того, які фото запросити в китайського постачальника перед відправленням, краще надіслати заздалегідь:

  1. Загальний вигляд усієї партії в одному кадрі.

  2. Товар без пакування великим планом.

  3. Усі моделі, кольори та розміри поруч.

  4. Комплектацію однієї відкритої одиниці.

  5. Внутрішній захист товару в коробці.

  6. Закриті коробки з усіх боків.

  7. Транспортне маркування та етикетки.

  8. Коробку поруч із рулеткою для підтвердження розмірів.

  9. Зважування одного місця на вагах.

  10. Усю партію після остаточного пакування.

Корисно попросити розмістити в кадрі аркуш із номером замовлення та поточною датою. Це зменшує ризик отримати старі фотографії іншої партії.

Фото показують зовнішній вигляд, але не замінюють повноцінної перевірки характеристик. Якщо необхідно підтвердити матеріали, розміри, працездатність або відповідність зразку, потрібен окремий контроль постачальника в Китаї за заздалегідь складеним чек-листом.

Контрольна точка №3. Кількість збігається у трьох джерелах

Щоб перевірити кількість товару в Китаї перед відправленням, потрібно зіставити не два, а три набори даних:

замовлення та специфікація → фактичний перерахунок → пакувальний лист.

Усі три джерела мають показувати однакову кількість за кожним артикулом. Перевірка проводиться за такою схемою:

  • скільки одиниць замовлено;

  • скільки одиниць прийнято після виробництва;

  • скільки одиниць визнано придатними;

  • скільки одиниць укладено в кожну коробку;

  • скільки коробок підготовлено;

  • якою є загальна кількість у пакувальному листі.

Наприклад, 1 000 виготовлених виробів не дорівнюють 1 000 готових до відправлення, якщо 18 одиниць забраковані, а заміна ще не виготовлена. У документах потрібно вказувати фактичну кількість товару, що відвантажується, а не початковий обсяг замовлення.

Контрольна точка №4. Пакування витримає маршрут

Спосіб перевірити пакування товару з Китаю перед відправленням залежить від типу продукції та маршруту. Коробка має захищати вміст не лише під час основного перевезення, а й у процесі навантаження, зберігання, перевантажень і доставки до кінцевого складу.

Перевіряють:

  • щільність і стан зовнішнього картону;

  • захист кутів і крихких деталей;

  • наявність внутрішніх розділювачів;

  • відсутність порожнин усередині коробки;

  • герметичність пакування рідин;

  • фіксацію товару;

  • можливість штабелювання;

  • стан палет;

  • вагу й розміри кожного місця;

  • відповідність маркування вимогам перевізника.

Сліди вологи, деформовані коробки, незаклеєні шви та нечитабельні етикетки — підстави зупинити передачу вантажу. Перепакувати товар у Китаї зазвичай простіше, ніж усувати пошкодження після прибуття.

Контрольна точка №5. Документи описують ту саму партію

З’ясовуючи, які документи потрібні перед відправленням товару з Китаю, потрібно враховувати категорію продукції, умови постачання та вимоги країни ввезення. Базовий комплект зазвичай включає:

  • комерційний інвойс;

  • пакувальний лист;

  • контракт або специфікацію;

  • експортні документи;

  • транспортні інструкції;

  • сертифікати й дозволи, якщо вони потрібні для товару.

Дані в документах мають збігатися: найменування, кількість, вартість, вага, число місць, відомості про відправника й отримувача. Особливу увагу приділяють коду товару та опису продукції — надто загальна або некоректна назва може створити складнощі під час оформлення.

Оформлення експорту з Китаю готують до передачі партії на міжнародний маршрут. Одночасно бажано перевірити дані, які знадобляться для митного оформлення вантажу з Китаю, щоб не виправляти документи після відправлення.

Світлофор готовності партії

Для внутрішнього контролю зручно присвоїти замовленню один із трьох статусів.

Зелений — можна відвантажувати:

  • уся продукція виготовлена;

  • кількість підтверджена;

  • якість прийнята;

  • пакування та маркування готові;

  • документи збігаються;

  • дата й умови передачі погоджені.

Жовтий — потрібне виправлення:

  • є невелика розбіжність у документах;

  • частину коробок потрібно перемаркувати;

  • відсутні окремі фотографії;

  • необхідно посилити пакування;

  • очікується незначна заміна браку.

Червоний — відвантаження потрібно зупинити:

  • частина товару не виготовлена;

  • фактична кількість невідома;

  • виявлено суттєвий брак;

  • пакування не витримає перевезення;

  • документи містять критичні помилки;

  • постачальник не показує всю партію.

Така система дає чітке розуміння, що перевірити перед відправленням товару з Китаю, і не дозволяє почати перевезення лише через обіцяну дату.

Якщо постачальник не вкладається у строк

Порядок дій у ситуації, коли потрібно вирішити, що робити, якщо товар з Китаю не готовий до відправлення, залежить від масштабу проблеми.

  1. Зафіксувати, які позиції не готові та чому.

  2. Отримати нову дату не завершення виробництва, а повної готовності до передачі.

  3. Запросити план виправлення браку або нестачі.

  4. Оцінити, чи можна відправити готову частину окремо.

  5. Порівняти витрати на розділення партії з втратами через очікування.

  6. Попередити склад і перевізника про зміну дати.

  7. Не вносити фінальний платіж, якщо умови договору пов’язують його з прийманням.

Якщо товари надходять від кількох фабрик, затримка однієї з них впливає на спільне відправлення. У статті «Як працює консолідація вантажів у Китаї: коли це вигідно бізнесу» пояснюється, коли варто зачекати на постачальника, а коли доцільніше розділити партії.

Картка допуску до відправлення

Щоб не збирати відомості в листуванні, можна надіслати постачальнику коротку форму:

  • номер замовлення;

  • готова кількість за кожним артикулом;

  • кількість коробок;

  • вага брутто;

  • розміри вантажних місць;

  • дата завершення пакування;

  • посилання на фото та відео;

  • готовність інвойсу;

  • готовність пакувального листа;

  • наявність маркування;

  • адреса й контакт для забору;

  • підтверджена дата передачі.

Саме така картка допомагає швидко визначити, що має бути готове перед відправленням вантажу з Китаю, та виявити відсутні дані до бронювання перевезення.

Fialan пропонує широкий асортимент послуг для роботи з постачаннями з Китаю: контроль продукції та постачальника, складське приймання, оформлення експорту, консолідацію, міжнародну доставку й митний супровід. Незалежно від вибраної схеми, передавати вантаж перевізнику варто лише після підтвердження всіх п’яти контрольних точок.